TRAINING NEED ANALYSIS (TNA)
IDENTIFIKASI KEBUTUHAN
Proses Pelatihan
A. Analisis Kebutuhan
Analisis kebutuhan yang telah dilakukan adalah analisis
kebutuhan organisasi untuk mengetahui iklim organisasi berdasarkan visi dan
misi. Berdasarkan analisis kebutuhan organisasi diperoleh
diagnosis bahwa ada:
a.
pengelompokan / gap antara karyawan dengan atasan dan
antar karyawan yang disebabkan oleh perbedaan status dan unit kerja
b.
permasalahan antara karyawan dengan atasan karena
kurangnya kooordinasi dan komunikasi antara mereka.
Sehingga perlu dilakukan
perubahan-perubahan terutama dalam hal pengetahuan dan ketrampilan yang
dibutuhkan setiap anggota organisasi untuk mencapai visi dan misi tersebut,
salah satunya adalah pengetahuan dan kemampuan berkomunikasi yang baik. Menurut
Schuler dan Jackson, untuk mencapai pelatihan keunggulan strategis haruslah
dikaitkan dengan sumber daya manusia maka diperlukan adanya perilaku peran
tertentu, sehingga perlu diadakan pelatihan Team
Building guna mengatasi adanya jarak yang lebar antara pimpinan dan
staff serta keintiman dalam bekerja yang berkurang sehingga dapat menyebabkan
sinergi kerja antar unit organisasi dan antar individu. Demikian juga proses
pengambilan keputusan menjadi terhambat dan akhirnya dapat berakibat visi misi
tidak tercapai dengan maksimal.
B. Tujuan Pelatihan
Mengatasi adanya jarak yang lebar
antara pimpinan dan staff serta keintiman dalam bekerja sehingga dapat
menyebabkan sinergi kerja antar unit organisasi dan antar individu.
Materi Pelatihan
1. Tujuan
kelompok
2. Kepercayaan
3. Komunikasi Efektif
4. Peran
Anggota Kelompok
5. Pemberian
dan Penerimaan Umpan Balik
6.
Problem
Solving
C. Penentuan Metode Pelatihan
à Team Building
Training
Alasan Pemilihan Metode Training
- Metode ini adalah simulasi kehidupan yang komplek yang dibuat menjadi sederhana
- Metode ini menggunakan pendekatan metode belajar melalui pengalaman (Experiental Learning), karena adanya pengalaman langsung tersebut orang akan dengan mudah menangkap esensi pengalaman tersebut.
Karakteristik Tim
Melalui pelatihan ini diharapkan membentuk karakteristik yang dibutuhkan
oleh High Performance Team.
Karakteristik High Performance Team :
1.
Memiliki Maksud dan Tujuan yang jelas
2.
Peran dan Tanggung Jawab Yang jelas
3.
Komunikasi Efektif
4.
Kepemimpinan yang Penuh Penerimaan dan Dukungan
5.
Ukuran yang Kecil
6.
Memiliki kemampuan teknis dan interpersonal yang tinggi
7.
Ada kepercayaan dan hubungan yang terbuka
8.
Dapat Dipertanggungjawabkan
9.
Struktur Reward
Aspek – aspek dalam Team Building
- Tujuan kelompok
à kesiapan dan kesediaan anggota kelompok untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan
à seberapa jauh tujuan
kelompok dapat memotivasi anggota kelompok
- Kepercayaan
à Adanya rasa percaya pada
diri dan ketulusan orang lain serta dapat dipercaya
à Terdiri dari 5 sub aspek,
yaitu :
a.
Integritas :
kejujuran, mengungkapkan apa yang dipikirkan dan
dirasakan
a.
Kompetensi :
menyadari kekuatan dan kelemahan
b.
Konsistensi :
kesesuaian antara perkataan dengan tindakan
c.
Kesetiaan :
selalu mendukung kelompoknya
d.
Keterbukaan : tidak tertutup pada hal-hal baru, bersedia
dan merasa
nyaman untuk berbagi
ide dan terbuka pada orang lain
- Komunikasi Efektif
à Penyampaian dan penerimaan informasi
yang efektif baik verbal maupun non verbal
- Peran Anggota Kelompok
à Keikutsertaan anggota
kelompok dan bagaimana anggota kelompok dapat bekerjasama sesuai perannya untuk
mencapai tujuan kelompok
- Pemberian dan Penerimaan Umpan Balik
à Keterlibatan dan kesediaan untuk
berbagi informasi mengenai diri sendiri maupun orang lain
à Terdiri dari 3 sub aspek,
yaitu :
a.
memberi umpan balik
b.
menerima umpan balik
c.
meminta umpan balik
- Problem Solving
à Kemampuan untuk memecahkan
masalah dalam kelompok
Training Need
Analysis
1.
Alat Ukur Yang Digunakan :
à Angket dengan menggunakan metode closed question
2.
Tujuan :
à Untuk mengidentifikasi ketrampilan dan perilaku karyawan
yang diperlukan untuk dikembangkam dalam pelatihan.
No
|
Pernyataan
|
Sesuai
|
Tidak
Sesuai
|
Kepercayaan
|
|||
1
|
Saya merasa nyaman untuk terbuka mengenai keadaan diri
saya kepada rekan kerja saya
|
|
|
2
|
Saya tidak terlalu terbuka pada setiap orang dan hanya
terbuka kepada orang yang juga terbuka kepada saya di lingkungan kerja
|
|
|
3
|
Ketika saya menceritakan keadaan saya, saya memusatkan
diri pada apa yang berkaitan dengan diri saya saat ini
|
|
|
4
|
Saya selalu meningkatkan kedekatan saya dengan rekan
kerja setiap saat
|
|
|
5
|
Saya berbicara mengenai diri saya berdasarkan pikiran
dan perasaan saya bukan pada apa yang seharusnya
|
|
|
6
|
Saya mampu untuk mempercayai atasan saya dengan mudah
|
|
|
7
|
Dalam pembagian tugas, saya
mempercayai bahwa rekan kerja saya dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan
baik
|
|
|
8
|
Saya melakukan apa yang
telah saya katakan dan telah menjadi komitmen saya
|
|
|
9
|
Saya menghindari gosip yang
beredar di kantor
|
|
|
10
|
Rekan kerja saya sering
menceritakan keadaan mereka kepada saya
|
|
|
Komunikasi
|
|||
1
|
Saya termasuk orang yang
sulit untuk menerima dan mengolah informasi dari atasan
|
|
|
2
|
Saya selalu memperhatikan
setiap topik pembicaraan atasan yang berbicara dengan saya
|
|
|
3
|
Saya dengan mudah
mengemukakan pendapat saya kepada atasan
|
|
|
4
|
Saya mengeluarkan pendapat kepada
rekan kerja berdasarkan bukti atau realitas
|
|
|
5
|
Saya selalu menggunakan
bahasa tubuh, ekspresi wajah dan intonasi suara untuk mendukung informasi
yang saya sampaikan kepada atasan
|
|
|
6
|
Saya memilih situasi yang
tepat untuk mengemukakan pendapat pada rekan kerja saya
|
|
|
7
|
Setiap berkomunikasi dengan
rekan kerja saya pasti menyampaikan pesan yang telah saya pikirkan
|
|
|
8
|
Ketika berbicara dengan rekan
kerja saya berusaha menjelaskan asumsi-asumsi saya tentang mereka
|
|
|
9
|
Saya berusaha untuk mencari
tahu kebutuhan dan latar belakang dari atasan dan rekan kerja saya
|
|
|
10
|
Saya memperkuat informasi
yang saya dengar dengan bertanya pada atasan saya
|
|
|
Pemberian dan Penerimaan Umpan Balik
|
|||
1
|
Saya sering memberikan
koreksi pada teman kerja
|
|
|
2
|
Ketika memberikan koreksi,
saya fokus terhadap tujuan dan detail yang saya anggap kurang dari hasil
kerja atau perilaku orang lain, bukan pribadi orang tersebut
|
|
|
3
|
Ketika memberi masukan kepada
rekan kerja saya memperhatikan kebutuhan dan cara berbicaranya.
|
|
|
4
|
Ketika memberikan masukan
kepada rekan kerja, saya mensertakan dukungan, bantuan dan saran
|
|
|
5
|
Saya memilih situasi yang
tepat untuk memberikan koreksi pada teman kerja
|
|
|
6
|
Ketika mendapat masukan
dari atasan, saya berusaha tidak membela diri
|
|
|
7
|
Ketika menerima masukan
dari atasan saya bersedia untuk mendengarkan,
saya tunjukkan bahwa saya memahami dan menegaskan yang dimaksud dengan
mengajukan pertanyaan
|
|
|
8
|
Saya dapat berpikir positif
terhadap kritik yang saya terima dari rekan kerja
|
|
|
9
|
Saya sering meminta saran
bagaimana memperbaiki dan meningkatkan kemampuan saya pada atasan saya.
|
|
|
10
|
Saya tidak terlalu
tergantung pada pendapat rekan kerja mengenai kinerja saya
|
|
|
Problem Solving
|
|||
1
|
Saya tidak pernah
menjalankan ide-ide yang tidak matang
|
|
|
2
|
Ketika solusi yang
dilaksanakan tidak efektif maka saya kembali pada rencana dan tujuan dan
segera membuat solusi-solusi baru untuk menyesuaikannya
|
|
|
3
|
Sebelum mencoba memecahkan
masalah saya bersedia meluangkan banyak waktu untuk berdiskusi dengan teman
kerja guna merumuskan masalah yang terjadi
|
|
|
4
|
Dalam memecahkan masalah
saya menghubungkan berbagai informasi dan ide sebelum mengambil keputusan
|
|
|
5
|
Saya mengumpulkan berbagai
ide yang mendukung tanpa mengkritisi terlebih dahulu
|
|
|
6
|
Saya akan bertanya dan
menegaskan kembali ide-ide untuk menjamin bahwa semua rekan kerja memahami
saran-saran yang telah dirumuskan bersama.
|
|
|
7
|
Saya mendorong rekan kerja saya
untuk berpartisipasi dalam memberikan saran.
|
|
|
8
|
Saya selalu bekerja sama
dengan rekan kerja dalam menentukan tujuan dan merumuskan langkah-langkah
yang penting untuk mencapainya
|
|
|
9
|
Saya berusaha menciptakan
suasana yang mendukung kekreatifitasan teman kerja
|
|
|
10
|
Saya memastikan semua rekan
kerja menerima sebelum cara pemecahan masalah ditetapkan
|
|
|
Prosedur Pelaksanaan :
a.
Sebelum
penyebaran angket kepada karyawan maka dilakukan terlebih dahulu pre eliminary.
Pada proses pre eliminary angket diberikan kepada 3 orang karyawan yang
dianggap berkompeten untuk memberikan pendapatnya mengenai kejelasan isi
angket.
b.
Hasil
yang didapat dari proses eliminary kemudian direview kembali untuk menyusun
kembali item-item angket yang dianggap sudah jelas dan dapat dipahami oleh
karyawan.
c.
Angket
yang telah direview kemudian disebarkan kepada seluruh karyawan fakultas
Psikologi UGM tanpa melibatkan kembali 3 orang karyawan yang terlibat dalam
proses pre eliminary.
Kesimpulan :
Berdasarkan data yang
diperoleh melalui penyebaran angket maka diperoleh kesimpulan aspek team
building yang perlu dikembangkan dalam pelatihan adalah aspek kepercayaan (integritas, kompetensi, konsistensi, kesesuaian,
kesetiaan, keterbukaan),
komunikasi serta pemberian dan penerimaan umpan balik (memberi umpan balik,
menerima umpan balik dan meminta umpan balik).
Referensi :
Haraway, D.L., & Haraway, W.M.
(2005). Analysis of the Effect of Conflict Management and Resolution Training on Employee Stress at a Healthcare Organization. Hospital Topics: Research and Perspective on Healthcare, Vol. 83, no. 4
Krivanek, S. (1999). Factors Affecting Job Performance: How To Know If Training is The
Answer, (Part.I). http://www.techrepublic.com/article/factors-affecting-job-performance-how-to-know-if-training-is-the-answer-part-i/5032621.
Tanggal akses dan unduh : 6 desember 2011
Harahap, D.H. (2012).
Pengaruh Pelatihan Supervisi Lower Manager terhadap Kinerja Supervisi Kepala
Kantor Fakultas di Universitas Ahmad Dahlan. Tesis (tidak diterbitkan)
Yogyakarta: Pasca Sarjana Magister Psikologi Universitas Ahmad Dahlan
Yogyakarta.
0 komentar:
Posting Komentar