Training Need Analysis (TNA) Organisasi

by Dewi Handayani 09.26 0 komentar TNA Organisasi

TRAINING NEED ANALYSIS (TNA) 

 

IDENTIFIKASI KEBUTUHAN

Proses Pelatihan

A.   Analisis Kebutuhan

Analisis kebutuhan yang telah dilakukan adalah analisis kebutuhan organisasi untuk mengetahui iklim organisasi berdasarkan visi dan misi. Berdasarkan  analisis kebutuhan organisasi diperoleh diagnosis bahwa ada:

a.     pengelompokan / gap antara karyawan dengan atasan dan antar karyawan yang disebabkan oleh perbedaan status dan unit kerja

b.     permasalahan antara karyawan dengan atasan karena kurangnya kooordinasi dan komunikasi antara mereka.

Sehingga perlu dilakukan perubahan-perubahan terutama dalam hal pengetahuan dan ketrampilan yang dibutuhkan setiap anggota organisasi untuk mencapai visi dan misi tersebut, salah satunya adalah pengetahuan dan kemampuan berkomunikasi yang baik. Menurut Schuler dan Jackson, untuk mencapai pelatihan keunggulan strategis haruslah dikaitkan dengan sumber daya manusia maka diperlukan adanya perilaku peran tertentu, sehingga perlu diadakan pelatihan Team Building guna mengatasi adanya jarak yang lebar antara pimpinan dan staff serta keintiman dalam bekerja yang berkurang sehingga dapat menyebabkan sinergi kerja antar unit organisasi dan antar individu. Demikian juga proses pengambilan keputusan menjadi terhambat dan akhirnya dapat berakibat visi misi tidak tercapai dengan maksimal. 

B.   Tujuan Pelatihan

Mengatasi adanya jarak yang lebar antara pimpinan dan staff serta keintiman dalam bekerja sehingga dapat menyebabkan sinergi kerja antar unit organisasi dan antar individu.

Materi Pelatihan

1.    Tujuan kelompok

2.    Kepercayaan

3.    Komunikasi Efektif

4.    Peran Anggota Kelompok

5.    Pemberian dan Penerimaan Umpan Balik

6.      Problem Solving

C.    Penentuan Metode Pelatihan

à Team Building Training

Alasan Pemilihan Metode Training

1. Metode ini adalah simulasi kehidupan yang komplek yang dibuat menjadi sederhana
2. Metode ini menggunakan pendekatan metode belajar melalui pengalaman (Experiental Learning), karena adanya pengalaman langsung tersebut orang akan dengan mudah menangkap esensi pengalaman tersebut.

Karakteristik Tim

Melalui pelatihan ini diharapkan membentuk karakteristik yang dibutuhkan oleh High Performance Team. Karakteristik High Performance Team :

1.    Memiliki Maksud dan Tujuan yang jelas

2.    Peran dan Tanggung Jawab Yang jelas

3.    Komunikasi Efektif

4.    Kepemimpinan yang Penuh Penerimaan dan Dukungan

5.    Ukuran yang Kecil

6.    Memiliki kemampuan teknis dan interpersonal yang tinggi

7.    Ada kepercayaan dan hubungan yang terbuka

8.    Dapat Dipertanggungjawabkan

9.    Struktur Reward

Aspek – aspek dalam Team Building 

1. Tujuan kelompok

à kesiapan dan kesediaan anggota kelompok untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

à seberapa jauh tujuan kelompok dapat memotivasi anggota kelompok

2. Kepercayaan

à Adanya rasa percaya pada diri dan ketulusan orang lain serta dapat dipercaya

à Terdiri dari 5 sub aspek, yaitu :

a.    Integritas       : kejujuran, mengungkapkan apa yang dipikirkan dan     

                           dirasakan

a.    Kompetensi    : menyadari kekuatan dan kelemahan

b.    Konsistensi     : kesesuaian antara perkataan dengan tindakan

c.    Kesetiaan      : selalu mendukung kelompoknya

d.    Keterbukaan  : tidak tertutup pada hal-hal baru, bersedia dan merasa

                           nyaman untuk berbagi ide dan terbuka pada orang lain

3. Komunikasi Efektif

à Penyampaian dan penerimaan informasi yang efektif baik verbal maupun non verbal

4. Peran Anggota Kelompok

à Keikutsertaan anggota kelompok dan bagaimana anggota kelompok dapat bekerjasama sesuai perannya untuk mencapai tujuan kelompok

5. Pemberian dan Penerimaan Umpan Balik

à Keterlibatan dan kesediaan untuk berbagi informasi mengenai diri sendiri maupun orang lain

à Terdiri dari 3 sub aspek, yaitu :

a.    memberi umpan balik

b.    menerima umpan balik

c.    meminta umpan balik

6. Problem Solving

à Kemampuan untuk memecahkan masalah dalam kelompok

 Training Need Analysis

1. Alat Ukur Yang Digunakan :

à Angket dengan menggunakan metode closed question

2. Tujuan :

à Untuk mengidentifikasi ketrampilan dan perilaku karyawan yang diperlukan untuk dikembangkam dalam pelatihan.

No	Pernyataan	Sesuai	Tidak Sesuai
Kepercayaan
1	Saya merasa nyaman untuk terbuka mengenai keadaan diri saya kepada rekan kerja saya
2	Saya tidak terlalu terbuka pada setiap orang dan hanya terbuka kepada orang yang juga terbuka kepada saya di lingkungan kerja
3	Ketika saya menceritakan keadaan saya, saya memusatkan diri pada apa yang berkaitan dengan diri saya saat ini
4	Saya selalu meningkatkan kedekatan saya dengan rekan kerja setiap saat
5	Saya berbicara mengenai diri saya berdasarkan pikiran dan perasaan saya bukan pada apa yang seharusnya
6	Saya mampu untuk mempercayai atasan saya dengan mudah
7	Dalam pembagian tugas, saya mempercayai bahwa rekan kerja saya dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan baik
8	Saya melakukan apa yang telah saya katakan dan telah menjadi komitmen saya
9	Saya menghindari gosip yang beredar di kantor
10	Rekan kerja saya sering menceritakan keadaan mereka kepada saya
Komunikasi
1	Saya termasuk orang yang sulit untuk menerima dan mengolah informasi dari atasan
2	Saya selalu memperhatikan setiap topik pembicaraan atasan yang berbicara dengan saya
3	Saya dengan mudah mengemukakan pendapat saya kepada atasan
4	Saya mengeluarkan pendapat kepada rekan kerja berdasarkan bukti atau realitas
5	Saya selalu menggunakan bahasa tubuh, ekspresi wajah dan intonasi suara untuk mendukung informasi yang saya sampaikan kepada atasan
6	Saya memilih situasi yang tepat untuk mengemukakan pendapat pada rekan kerja saya
7	Setiap berkomunikasi dengan rekan kerja saya pasti menyampaikan pesan yang telah saya pikirkan
8	Ketika berbicara dengan rekan kerja saya berusaha menjelaskan asumsi-asumsi saya tentang mereka
9	Saya berusaha untuk mencari tahu kebutuhan dan latar belakang dari atasan dan rekan kerja saya
10	Saya memperkuat informasi yang saya dengar dengan bertanya pada atasan saya
Pemberian dan Penerimaan Umpan Balik
1	Saya sering memberikan koreksi pada teman kerja
2	Ketika memberikan koreksi, saya fokus terhadap tujuan dan detail yang saya anggap kurang dari hasil kerja atau perilaku orang lain, bukan pribadi orang tersebut
3	Ketika memberi masukan kepada rekan kerja saya memperhatikan kebutuhan dan cara berbicaranya.
4	Ketika memberikan masukan kepada rekan kerja, saya mensertakan dukungan, bantuan dan saran
5	Saya memilih situasi yang tepat untuk memberikan koreksi pada teman kerja
6	Ketika mendapat masukan dari atasan, saya berusaha tidak membela diri
7	Ketika menerima masukan dari atasan saya bersedia untuk mendengarkan,  saya tunjukkan bahwa saya memahami dan menegaskan yang dimaksud dengan mengajukan pertanyaan
8	Saya dapat berpikir positif terhadap kritik yang saya terima dari rekan kerja
9	Saya sering meminta saran bagaimana memperbaiki dan meningkatkan kemampuan saya pada atasan saya.
10	Saya tidak terlalu tergantung pada pendapat rekan kerja mengenai kinerja saya
Problem Solving
1	Saya tidak pernah menjalankan ide-ide yang tidak matang
2	Ketika solusi yang dilaksanakan tidak efektif maka saya kembali pada rencana dan tujuan dan segera membuat solusi-solusi baru untuk menyesuaikannya
3	Sebelum mencoba memecahkan masalah saya bersedia meluangkan banyak waktu untuk berdiskusi dengan teman kerja guna merumuskan masalah yang terjadi
4	Dalam memecahkan masalah saya menghubungkan berbagai informasi dan ide sebelum mengambil keputusan
5	Saya mengumpulkan berbagai ide yang mendukung tanpa mengkritisi terlebih dahulu
6	Saya akan bertanya dan menegaskan kembali ide-ide untuk menjamin bahwa semua rekan kerja memahami saran-saran yang telah dirumuskan bersama.
7	Saya mendorong rekan kerja saya untuk berpartisipasi dalam memberikan saran.
8	Saya selalu bekerja sama dengan rekan kerja dalam menentukan tujuan dan merumuskan langkah-langkah yang penting untuk mencapainya
9	Saya berusaha menciptakan suasana yang mendukung kekreatifitasan teman kerja
10	Saya memastikan semua rekan kerja menerima sebelum cara pemecahan masalah ditetapkan

Prosedur Pelaksanaan :

a.    Sebelum penyebaran angket kepada karyawan maka dilakukan terlebih dahulu pre eliminary. Pada proses pre eliminary angket diberikan kepada 3 orang karyawan yang dianggap berkompeten untuk memberikan pendapatnya mengenai kejelasan isi angket.

b.    Hasil yang didapat dari proses eliminary kemudian direview kembali untuk menyusun kembali item-item angket yang dianggap sudah jelas dan dapat dipahami oleh karyawan.

c.    Angket yang telah direview kemudian disebarkan kepada seluruh karyawan fakultas Psikologi UGM tanpa melibatkan kembali 3 orang karyawan yang terlibat dalam proses pre eliminary.

Kesimpulan :

Berdasarkan data yang diperoleh melalui penyebaran angket maka diperoleh kesimpulan aspek team building yang perlu dikembangkan dalam pelatihan adalah aspek kepercayaan (integritas, kompetensi, konsistensi, kesesuaian, kesetiaan, keterbukaan), komunikasi serta pemberian dan penerimaan umpan balik (memberi umpan balik, menerima umpan balik dan meminta umpan balik).

Referensi :

Haraway, D.L., & Haraway, W.M. (2005). Analysis of the Effect of Conflict Management and Resolution Training on Employee Stress at a Healthcare Organization. Hospital Topics: Research and Perspective on Healthcare, Vol. 83, no. 4

Krivanek, S. (1999). Factors Affecting Job Performance: How To Know If Training is The Answer, (Part.I). http://www.techrepublic.com/article/factors-affecting-job-performance-how-to-know-if-training-is-the-answer-part-i/5032621. Tanggal akses dan unduh : 6 desember 2011

Harahap, D.H. (2012). Pengaruh Pelatihan Supervisi Lower Manager terhadap Kinerja Supervisi Kepala Kantor Fakultas di Universitas Ahmad Dahlan. Tesis (tidak diterbitkan) Yogyakarta: Pasca Sarjana Magister Psikologi Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta.